Zorg voor Lean helpt het ziekenhuis rampopvangplan
Sylvia Korthuis van ‘Zorg voor Lean’ werd gevraagd binnen het Ziekenhuis RampOpvangPlan (ZiROP) mee te kijken naar een verbetering van de werkwijze om de familieopvang tijdens een grote ramp in de regio te stroomlijnen. Ieder ziekenhuis heeft de beschikking over een ZiROP om zich voor te bereiden op een grote ramp in de regio en eens per 1 á 2 jaar is er een oefening waarbij medewerkers dit plan testen op uitvoerbaarheid.
De familieopvang is één van de deelprojecten van een ZiROP. Hierbij worden familieleden van (mogelijke) slachtoffers opgevangen en ondersteund. Het doel daarbij is de familie zo goed, efficiënt en gastvrij mogelijk op te vangen, van informatie te voorzien en te matchen aan de slachtoffers die in het ziekenhuis aanwezig zijn
Tijdens de oefeningen kwam naar voren hoe moeilijk het proces van familieopvang is, omdat er al snel veel (emotionele) familieleden aanwezig zijn, waarvoor weinig informatie beschikbaar is. Iedere oefening uit het verleden gaf het team input tot nieuwe en uitgebreidere plannen en inmiddels lag er een omvangrijk ZiROP deelplan van vele tientallen kantjes, werkbeschrijvingen in boekvorm en verschillende registratie formulieren. Hiermee werd het proces zeker niet eenvoudiger en werd het steeds lastiger om de betrokken medewerkers goed te informeren en voor te breiden op hun rol binnen het familieopvang proces. Vandaar dat het team ‘familieopvang ZiROP’ Zorg voor Lean inschakelde om het proces eens goed onder de loep te nemen en een eenvoudig en goed werkproces te ontwikkelen.
ZiROP simulatiegame
Speciaal voor dit doel ontwikkelde Sylvia Korthuis een simulatiegame die moest helpen om het proces te vereenvoudigen. Zij maakte hiervoor gebruik van de kennis die is opgedaan met de simulatiegame “Lean in de zorg”. Deze simulatiegame wordt gebruikt in trainingen om het patiëntproces en administratieve proces te simuleren en inzicht te geven in processen en leanprincipes. Deelnemers ervaren hoe zij zelf regie kunnen nemen in dit proces om een verbetering van kwaliteit en efficiëntie te realiseren.
De ZiROP simulatiegame is een vereenvoudigde versie die niet, zoals in de werkelijkheid in het hele ziekenhuis, maar gewoon in een trainingsruimte uitgevoerd kan worden. Familieleden en slachtoffers worden vervangen door houten poppetjes, maar deelnemers doen wel de echte werkzaamheden met echte formulieren en de reguliere communicatievormen. Hierdoor staat ineens het proces centraal ipv de hulpverlening en stress van het moment zoals in de ‘echte’ oefening.
In 10 minuten tijd werd er een rampopvang van 2,5 uur gesimuleerd en kregen de deelnemers 30 familieleden en 23 slachtoffers die zij allen moesten registreren, opvangen en matchen. Dit bleek een flink karwei en leverde een hoop frustratie, werkdruk en wachttijd voor de (houten) slachtoffers op.
De simulatiegame maakte voor het team direct de knelpunten inzichtelijk. Deelnemers kregen inzicht in hun eigen werkzaamheden maar ook in die van de andere schakels in het proces. Door het spel te laten spelen door het verantwoordelijke team en daarbij ook stakeholders uit de organisatie te betrekken, konden we een breed scala aan kennis en ervaring gebruiken om het proces direct te verbeteren.
De evaluatie van de eerste simulatieronde leverde al direct inzicht in de grote verspillingen in het proces op en daarmee grote verbetermogelijkheden. Door de verbeteringen direct door te voeren met elkaar (en niet te wachten tot de volgende grote ramp oefening), werd meteen in de praktijk getest of de verbeteringen het gewenste effect hadden. Tevens kwam er inzicht in welke verbeteringen nog meer mogelijk waren. In ronde 3 werden de laatste onderdelen gefinetuned en verbeterd en bleek het proces soepel te verlopen. Deelnemers ervaarden in de laatste ronde veel minder werkdruk, de informatievoorziening werd verbeterd en onnodig wachten werd voorkomen.
Zichtbaar resultaat
Na afloop van de simulatiegame bleek dat er nog slechts 40% van het werk is overgebleven ten opzichte van het originele proces. Een geweldig resultaat! De afdeling gaat nu aan de slag om het nieuwe proces en de opgedane ervaringen om te zetten in een eenvoudig ZiROP deelplan met korte krachtige werkbeschrijvingen.